Die besten Client-Onboarding-Plattformen für 2026: Der vollständige Vergleichsleitfaden

Käuferübersicht

Die Auswahl der richtigen Client-Onboarding-Plattform ist entscheidend für Unternehmen, die nahtlose und konsistente Kundenerlebnisse liefern wollen. Da inzwischen 60 % der Unternehmen in dedizierte Funktionen für das Kunden-Onboarding investieren, ist ein kluger Auswahlprozess wichtiger denn je. Eine ineffektive Plattform kann zu inkonsistenten Erlebnissen, hoher früher Abwanderung und einem überlasteten Customer-Success-(CS)-Team führen.

60 % der Unternehmen investieren inzwischen in dedizierte Funktionen für das Kunden-Onboarding.

Dieser Leitfaden richtet sich an Führungskräfte und Customer-Success-Manager, die ihre Onboarding-Prozesse effizienter gestalten möchten. Wir behandeln eine Reihe führender Plattformen und bewerten ihre Stärken und Schwächen, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.

Die besten Client-Onboarding-Tools: Direktvergleich

1. Trupeer

Trupeer wurde für Unternehmen entwickelt, die eine umfassende Onboarding-Lösung mit leistungsstarken Analyse- und Automatisierungsfunktionen benötigen. Es richtet sich an Unternehmen, die ihre Client-Onboarding-Prozesse optimieren und gleichzeitig ein personalisiertes Erlebnis bieten möchten. Die einzigartige Stärke von Trupeer liegt in der nahtlosen Integration in bestehende CRM-Systeme und bietet sowohl In-App-Anleitung als auch Kundenportale.

Kernfunktionen

• In-App-Anleitung

• Kundenportal

• Fortschrittsanalysen

• Aufgabenautomatisierung

• E-Mail-Sequenzen

• CRM-Integration

• White-Label-Optionen

• Self-Service-Onboarding

"Trupeer hat unseren Onboarding-Prozess erheblich verbessert und uns die Einblicke geliefert, die wir brauchten, um unser Kundenerlebnis zu optimieren."

Preise

Trupeer bietet eine kostenlose Stufe mit eingeschränkten Funktionen. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 49 $ pro Nutzer und Monat.

2. Pendo

Pendo ist eine nutzerzentrierte Plattform, die darauf ausgerichtet ist, Produkterlebnisse und Onboarding zu verbessern. Sie ist ideal für Unternehmen, die personalisierte In-App-Anleitungen bereitstellen möchten, um das Nutzerengagement zu steigern. Pendo zeichnet sich durch seine fortschrittlichen Analysen aus, die Teams detaillierte Einblicke in das Nutzerverhalten geben.

Kernfunktionen

• In-App-Anleitung

• Erweiterte Analysen

• Erfassung von Nutzerfeedback

• Nachverfolgung der Funktionsnutzung

• Segmentierte Nachrichten

• Anpassbare Nutzerumfragen

• Integrationen mit führenden CRMs

• Self-Service-Onboarding

Preise

Pendo bietet einen kostenlosen Plan mit Kernfunktionen. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 199 $ pro Monat für kleine Teams.

3. UserPilot

UserPilot ist auf Produktteams zugeschnitten, die die Nutzererfahrung durch personalisierte Onboarding-Flows verbessern möchten. Besonders geeignet ist es für SaaS-Unternehmen, die Nutzer durch komplexe Funktionen führen müssen. UserPilot überzeugt durch maßgeschneiderte Erlebnisse, ohne dass umfangreiche Programmierkenntnisse erforderlich sind.

Kernfunktionen

• In-App-Nachrichten

• Anpassbare Produkttouren

• Verhaltensorientiertes Targeting

• Nutzersegmentierung

• Feedback-Erfassung

• Einblicke in die Funktionsnutzung

• HTML/CSS-Anpassung

• Self-Service-Onboarding

Preise

UserPilot bietet eine kostenlose Testversion. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 249 $ pro Monat für bis zu 2.500 Nutzer.

4. Appcues

Appcues wurde für Teams entwickelt, die No-Code-Onboarding-Erlebnisse direkt in ihren Anwendungen erstellen möchten. Es ist eine gute Wahl für Unternehmen, die Wert auf einfache Bedienung und schnelle Bereitstellung von Onboarding-Funktionen legen. Appcues hebt sich mit seinem Drag-and-Drop-Editor ab und ist dadurch auch für nicht-technische Teams zugänglich.

Kernfunktionen

• No-Code-Onboarding-Builder

• In-App-Umfragen

• Drag-and-Drop-Editor

• Funktionsankündigungen

• Nutzersegmentierung

• Analyse-Dashboard

• Mehrsprachige Unterstützung

• E-Mail- und Chat-Support

Preise

Appcues bietet eine kostenlose Testversion. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 249 $ pro Monat.

5. Rocketlane

Rocketlane wurde speziell für Customer-Success-Teams entwickelt, die das Projektmanagement während der Onboarding-Phase optimieren möchten. Es ist ideal für Teams, die Aufgabenautomatisierung und Meilensteinverfolgung benötigen. Rocketlane überzeugt mit seinen Funktionen zur Zusammenarbeit in Echtzeit und erleichtert so die Kommunikation zwischen Teams und Kunden.

Kernfunktionen

• Projektmanagement-Tools

• Echtzeit-Zusammenarbeit

• Aufgabenautomatisierung

• Meilensteinverfolgung

• Kundenportal

• Teamkommunikation

• Ressourcenmanagement

• Analysen und Berichte

Preise

Rocketlane bietet einen kostenlosen Plan für kleine Teams. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 15 $ pro Nutzer und Monat.

6. Dock

Dock wurde für Unternehmen entwickelt, die eine einfache, aber wirkungsvolle kundenorientierte Portal-Lösung benötigen. Es richtet sich an Unternehmen, die die Kundeninteraktion und Transparenz während des Onboarding-Prozesses verbessern möchten. Dock ist besonders stark darin, sämtliche Kundenkommunikation und Dokumente an einem zugänglichen Ort zu bündeln.

Kernfunktionen

• Kundenportal

• Dokumentenmanagement

• Kollaborative Arbeitsbereiche

• Automatisierte Aufgaben-Erinnerungen

• Optionen für individuelles Branding

• E-Mail-Benachrichtigungen

• Dateifreigabe

• Dashboard-Analysen

Preise

Dock bietet eine kostenlose Stufe für Basisfunktionen. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 29 $ pro Monat.

7. GuideCX

GuideCX ist eine Onboarding-Plattform, die darauf ausgerichtet ist, sicherzustellen, dass Kunden jeden Onboarding-Schritt erfolgreich durchlaufen. Sie ist ideal für Teams, die während des Onboarding-Prozesses Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit erhöhen möchten. GuideCX hebt sich durch kundenorientierte Portale und Funktionen zur Fortschrittsverfolgung hervor.

Kernfunktionen

• Kundenportale

• Onboarding-Projektvorlagen

• Aufgabenzuweisung und -verfolgung

• Automatisierte Fortschrittsupdates

• Anpassbares Branding

• Zeitachsen-Visualisierung

• Protokolle der Kundeninteraktionen

• Integration von Support-Tickets

Preise

GuideCX bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 300 $ pro Monat für bis zu 50 Projekte.

8. Intercom

Intercom bietet eine robuste Messaging-Plattform, die das Onboarding durch personalisierte Interaktionen unterstützt. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die Kundensupport und Engagement priorisieren. Die wichtigsten Stärken von Intercom liegen in der Fähigkeit, Kundenkommunikation über verschiedene Kanäle hinweg zu integrieren.

Kernfunktionen

• Live-Chat-Funktion

• Automatisierte Nachrichten

• Nutzersegmentierung

• Verhaltensbasierte Nachrichten

• Integration des Help Centers

• Benutzerdefinierte Bots

• Lead-Qualifizierung

• CRM-Integration

Preise

Intercom bietet einen Starter-Plan für 79 $ pro Monat. Erweiterte Pakete sind mit individueller Preisgestaltung verfügbar.

Herausforderungen beim Client-Onboarding: Womit Teams zu kämpfen haben

Inkonsistentes Onboarding-Erlebnis zwischen verschiedenen CS-Vertretern

• Verschiedene CS-Vertreter setzen unterschiedliche Onboarding-Prozesse um.

• Es fehlen standardisierte Kommunikationsvorlagen und Richtlinien.

• Inkonsistente Botschaften führen bei Kunden zu Verwirrung.

• Es ist schwierig, eine konsistente Markenstimme beizubehalten.

Kunden schließen Onboarding-Schritte ohne proaktive Anstöße nicht ab

• Kunden fehlt oft die Motivation, sich mit Onboarding-Materialien zu beschäftigen.

• Es fehlen automatisierte Erinnerungen und Follow-ups.

• Die Onboarding-Reise ist unzureichend personalisiert.

• Hohes Risiko, dass Kunden früh im Prozess abspringen.

Das CS-Team hat keine Sicht darauf, wo bestimmte Kunden feststecken

• Die Verfolgung von Kundenfortschritt und Engagement ist eingeschränkt.

• Unzureichende Berichtsfunktionen, um Engpässe zu identifizieren.

• Es ist schwierig, Support und Interventionen zu priorisieren.

• Fehlende Echtzeitdaten behindern rechtzeitige Hilfe.

Das CS-Team kann seine Kapazitäten nicht ohne zusätzliches Personal skalieren

• Manuelle Prozesse begrenzen die Möglichkeit, mehr Kunden zu betreuen.

• Hohe Abhängigkeit von einzelnen Teammitgliedern beim Onboarding.

• Erhöhte Arbeitsbelastung führt zu Burnout und Fehlern.

• Ressourcenengpässe behindern Geschäftswachstum und Skalierbarkeit.

Schlechte Integration mit bestehendem CRM und Support-Ticketing

• Schwierigkeiten beim Synchronisieren von Daten über mehrere Plattformen hinweg.

• Mehr manueller Dateneingabeaufwand und mehr Fehler.

• Zerfaserte Kundenerlebnisse durch isolierte Systeme.

• Herausforderungen bei der Pflege einer einzigen Wahrheitsquelle für Kundeninformationen.

Must-have-Funktionen in Client-Onboarding-Tools

In-App-Anleitung und Produkttouren

In-App-Anleitungen bieten Echtzeit-Unterstützung und geführte Rundgänge direkt innerhalb der Software und stellen sicher, dass Nutzer die Funktionen effektiv bedienen können. Diese Funktion ist für SaaS-Unternehmen mit komplexen Produkten essenziell, da sie die Abhängigkeit vom Kundensupport reduziert. Tools wie UserPilot und Appcues überzeugen durch anpassbare Produkttouren, die keine Programmierkenntnisse erfordern.

Durch den Einsatz von In-App-Anleitungen können Unternehmen kontextbezogene Hilfe bereitstellen und so die Frustration der Nutzer sowie die Zahl der Support-Tickets verringern. Außerdem können Nutzer Produktfunktionen in ihrem eigenen Tempo erkunden und verstehen, was die Zufriedenheit und die Akzeptanz erhöht.

Kundenorientiertes Onboarding-Portal

Ein kundenorientiertes Onboarding-Portal bündelt alle Onboarding-Aktivitäten und Ressourcen und bietet Kunden einen zentralen Interaktionspunkt. Diese Funktion ist besonders nützlich für Agenturen und Unternehmen, die mehrere Kunden verwalten. Dock und Rocketlane bieten robuste Portale, die Kommunikation und Dokumentenaustausch optimieren.

Portale erhöhen Transparenz und Zusammenarbeit und ermöglichen es Kunden, ihren Fortschritt zu verfolgen und jederzeit auf benötigte Ressourcen zuzugreifen. Das reduziert den E-Mail-Austausch hin und her und verbessert das gesamte Onboarding-Erlebnis, indem ein Gefühl von Partnerschaft und Engagement entsteht.

In die Plattform eingebettete Video-Walkthroughs

Video-Walkthroughs bieten eine ansprechende Möglichkeit, Produktfunktionen und Onboarding-Schritte zu präsentieren. Trupeer und Appcues integrieren Videoinhalte nahtlos und bieten Nutzern visuelle Lernmöglichkeiten. Videos können komplexe Abläufe effektiver demonstrieren als statische Anleitungen.

Durch die Einbindung von Video-Walkthroughs können Unternehmen unterschiedliche Lernpräferenzen bedienen und so Nutzerbindung und Verständnis verbessern. Außerdem können diese Videos regelmäßig aktualisiert werden, um Produktänderungen abzubilden, sodass Nutzer stets Zugriff auf die neuesten Informationen haben.

Automatisierte Aufgaben- und Meilensteinverfolgung

Die automatisierte Verfolgung von Aufgaben und Meilensteinen hilft CS-Teams, Kunden-Onboarding-Projekte effizient zu managen. Rocketlane und GuideCX sind auf die Automatisierung dieser Prozesse spezialisiert, was Zeit spart und Verantwortlichkeit sicherstellt. Die automatisierte Verfolgung reduziert manuelle Fehler und stellt sicher, dass keine Schritte übersehen werden.

Mit dieser Funktion können sich Teams auf strategische Initiativen statt auf administrative Aufgaben konzentrieren. Außerdem erhalten Kunden eine klare Roadmap ihrer Onboarding-Reise, was Transparenz und Vertrauen in den Prozess erhöht.

Engagement- und Health-Score-Analysen

Analysen, die Nutzerengagement und Health Scores verfolgen, liefern unschätzbare Einblicke in den Erfolg des Kunden-Onboardings. Trupeer und Pendo bieten detaillierte Analyse-Dashboards, die Nutzerinteraktionen und Engagement-Niveaus hervorheben. Diese Erkenntnisse helfen Teams, Verbesserungs- und Interventionsbereiche zu identifizieren.

Health Scores warnen Teams vor potenziellen Abwanderungsrisiken und ermöglichen proaktive Maßnahmen. Durch den Einsatz dieser Analysen können Unternehmen ihre Onboarding-Strategien kontinuierlich verfeinern, um Nutzerzufriedenheit und Bindung zu verbessern.

Jede dieser Funktionen adressiert spezifische Herausforderungen beim Client-Onboarding und ist damit unverzichtbar für Unternehmen, die herausragende Kundenerlebnisse bieten und Wachstum vorantreiben wollen. Die Auswahl der richtigen Kombination dieser Funktionen, abgestimmt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, stellt einen reibungslosen und erfolgreichen Onboarding-Prozess sicher.

Wie man Client-Onboarding-Plattformen anhand des Anwendungsfalls auswählt

Self-Service-Produkt-Onboarding für SaaS

Für SaaS-Unternehmen, die auf ein Self-Service-Onboarding-Modell setzen, besteht das Ziel darin, Nutzer zu befähigen, das Produkt selbstständig zu erkunden und zu übernehmen. Dieser Ansatz ist ideal für Produkte mit einer klaren Benutzeroberfläche und einer breiten Nutzerbasis. Er ermöglicht es Nutzern, sich anzumelden, zu lernen und das Onboarding ohne direkte Unterstützung durch ein Customer-Success-Team abzuschließen.

• Wichtige Herausforderungen:

  • Sicherstellen, dass Nutzer komplexe Funktionen verstehen.

  • Volumen der Support-Tickets reduzieren.

  • Langfristiges Produkt-Engagement fördern.

• Benötigte Lösungen:

  • In-App-Anleitung und Produkttouren.

  • Umfassende Help-Center-Ressourcen.

  • Automatisierte Onboarding-E-Mails.

Enterprise-Onboarding unter Leitung eines CSM

Unternehmen im Enterprise-Bereich benötigen oft ein Onboarding-Modell, das von einem Customer Success Manager (CSM) geleitet wird, da ihre Produkte komplex sind und strategische Implementierungsanforderungen bestehen. Dieses Modell ermöglicht maßgeschneiderte Onboarding-Erlebnisse und stellt sicher, dass Großkunden die nötige Aufmerksamkeit erhalten, um das Produkt vollständig in ihre Systeme zu integrieren.

• Wichtige Herausforderungen:

  • Mehrere Stakeholder koordinieren.

  • Lange Onboarding-Zeiträume managen.

  • Kundenzufriedenheit und Akzeptanz sicherstellen.

• Benötigte Lösungen:

  • Dedizierte Projektmanagement-Tools.

  • Funktionen für Zusammenarbeit in Echtzeit.

  • Kundenportale für mehr Transparenz.

Client-Onboarding für Agenturen

Agenturen jonglieren mit mehreren Kunden und Projekten und benötigen daher einen effizienten Onboarding-Prozess, der sich leicht anpassen und skalieren lässt. Die Onboarding-Plattform muss kollaborative Tools bieten, die helfen, Kundeninteraktionen und Deliverables effektiv zu steuern.

• Wichtige Herausforderungen:

  • Mehrere Kundenzeitpläne koordinieren.

  • Klare Kommunikation sicherstellen.

  • Unterschiedliche Deliverables und Fristen nachverfolgen.

• Benötigte Lösungen:

  • Anpassbare Projektvorlagen.

  • Zentrales Kommunikations-Dashboard für Kunden.

  • Automatisierte Fortschrittsupdates.

Enablement für Partner und Reseller

Für Unternehmen, die Partner und Reseller onboarden möchten, besteht der Schlüssel darin, sicherzustellen, dass diese gut informiert und in der Lage sind, das Produkt zu verkaufen und zu unterstützen. Dies umfasst häufig Schulungen, den Austausch von Ressourcen und laufenden Support.

• Wichtige Herausforderungen:

  • Konsistente Schulungsmaterialien bereitstellen.

  • Partner-Engagement und -Leistung verfolgen.

  • Einfachen Zugriff auf benötigte Ressourcen gewährleisten.

• Benötigte Lösungen:

  • Integrierte Learning-Management-Systeme (LMS).

  • Leistungsverfolgung und Analysen.

  • Ressourcenbibliotheken und Dokumentation.

Best Practices für Client-Onboarding

Vor dem Onboarding

• Klare Ziele und Vorgaben für den Onboarding-Prozess definieren.

• Eine standardisierte Onboarding-Checkliste und Vorlagen entwickeln.

• Kunden segmentieren, um Onboarding-Erlebnisse effektiv anzupassen.

• Notwendige Tools und Integrationen im Voraus einrichten.

• Das Team auf die Onboarding-Plattform und Prozesse schulen.

Während des Onboardings

• Regelmäßige Kommunikation mit Kunden über mehrere Kanäle aufrechterhalten.

• Kundenfortschritt und Engagement mit Analysetools überwachen.

• Bei Bedarf zeitnah Support und Ressourcen bereitstellen.

• Feedback einholen, um den Onboarding-Prozess zu verfeinern.

• Onboarding-Strategien anhand von Kundenfeedback und Analysen anpassen.

Nach dem Onboarding

• Mit dem Kunden eine Nachbesprechung nach dem Onboarding durchführen, um Feedback zu erhalten.

• Gelerntes dokumentieren, um zukünftige Onboarding-Sessions zu verbessern.

• Laufenden Support und Ressourcen bereitstellen, um den Erfolg langfristig sicherzustellen.

• Die Wirksamkeit der Onboarding-Tools bewerten und Anpassungen vornehmen.

• Regelmäßige Check-ins einrichten, um Engagement und Zufriedenheit der Kunden aufrechtzuerhalten.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Client-Onboarding?

Client-Onboarding ist der Prozess, neue Kunden willkommen zu heißen und ihnen zu helfen, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung effektiv zu verstehen und zu nutzen. Dazu gehören die Einrichtung des Kunden, die Bereitstellung der erforderlichen Schulungen und die Sicherstellung, dass sich der Kunde mit dem Produkt oder der Dienstleistung wohlfühlt und zufrieden ist.

Warum ist Client-Onboarding wichtig?

Effektives Client-Onboarding reduziert die Abwanderung, erhöht die Kundenzufriedenheit und verbessert das langfristige Engagement. Es stellt sicher, dass Kunden den Wert Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung verstehen, was zu höheren Bindungsraten und potenziell mehr Umsatz führt.

Kann ich Onboarding-Tools mit meinem bestehenden CRM integrieren?

Ja, viele moderne Onboarding-Plattformen bieten Integrationen mit beliebten CRM-Systemen an. Diese Integration hilft, den Informationsfluss zwischen Onboarding-Prozessen und Customer-Relationship-Management nahtlos aufrechtzuerhalten und bietet eine einheitliche Sicht auf Kundendaten.

Welche Arten von Analysen sollte ich von Onboarding-Tools erwarten?

Onboarding-Plattformen bieten typischerweise Analysen zu Kundenengagement, Abschlussraten von Aufgaben und Kennzahlen zur Produktnutzung. Diese Einblicke helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Kunden auf Herausforderungen stoßen, und ermöglichen datengestützte Verbesserungen des Onboarding-Prozesses.

Wie viel kosten Onboarding-Plattformen normalerweise?

Die Kosten für Onboarding-Plattformen variieren je nach Funktionen und Umfang stark. Einstiegspläne können bereits bei 15 $ pro Nutzer und Monat beginnen, während umfassendere Lösungen je nach Nutzerzahl und zusätzlichen Funktionen 300 $ pro Monat oder mehr kosten können.

Gibt es kostenlose Onboarding-Tools?

Ja, einige Onboarding-Plattformen bieten kostenlose Stufen oder Testphasen mit eingeschränkten Funktionen an. Diese können eine gute Möglichkeit sein, die Fähigkeiten der Plattform vor dem Wechsel zu einem kostenpflichtigen Plan zu testen, insbesondere für kleine Teams oder Startups.

Wie lange dauert die Implementierung einer Client-Onboarding-Plattform?

Die Implementierungszeit kann je nach Komplexität der Plattform und vorhandener Infrastruktur variieren. In der Regel kann die Einrichtung, das Testen und die vollständige Integration einer Onboarding-Plattform in Ihre bestehenden Systeme einige Tage bis mehrere Wochen dauern.

Welche Unterstützung gibt es während des Implementierungsprozesses?

Die meisten Anbieter von Onboarding-Plattformen bieten während des Implementierungsprozesses Unterstützung an, darunter Einrichtungsleitfäden, Onboarding-Spezialisten und technischen Support. Der Zugang zu diesen Ressourcen kann einen reibungslosen und effizienten Übergang zur Nutzung der neuen Plattform sicherstellen.

Abschluss

Die Wahl der richtigen Client-Onboarding-Plattform kann Ihre Customer-Success-Bemühungen transformieren und zu höherer Zufriedenheit und Bindung führen. Wenn Sie Ihre spezifischen Anforderungen und die Stärken der einzelnen Tools verstehen, können Sie eine Plattform auswählen, die zu Ihren Geschäftszielen passt und Ihren Onboarding-Prozess verbessert.

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