Wie Hedrick Gardner über 200 Mitarbeitende an 5 Standorten mithilfe von KI-Videos geschult hat.

Hedrick Gardner ist eine in den Vereinigten Staaten ansässige Anwaltskanzlei. Sie ist auf die Erbringung juristischer Dienstleistungen in Bereichen wie Arbeitsunfallversicherung, Zivilprozessrecht, Haftungsabwehr, Wirtschaftsrecht und versicherungsbezogene Angelegenheiten spezialisiert.

Die Kanzlei ist dafür bekannt, Mandanten von Privatpersonen und kleinen Unternehmen bis hin zu großen Konzernen und Versicherungsgesellschaften zu vertreten. Sie verfügt über Büros an mehreren Standorten im Südosten der Vereinigten Staaten und legt Wert auf praktische, auf die Bedürfnisse ihrer Mandanten zugeschnittene Rechtslösungen.

Problemstellung

Hedrick Gardner stand vor erheblichen Herausforderungen beim Übergang ihrer Mitarbeiter von ihrem veralteten Citrix-basierten System zu einer modernen cloudbasierten Anwendung. Der Prozess wurde durch die unstrukturierte Natur der vorhandenen Daten erschwert, die teamübergreifend uneinheitlich gespeichert und verwendet worden waren. Dies erforderte einen zeitaufwändigen Prozess der Neuanpassung und Strukturierung der Daten vor der Migration. 

Zusätzlich waren die Mitarbeiter gegenüber Veränderungen skeptisch und fanden es schwierig, von den vertrauten Arbeitsabläufen auf das neue System umzusteigen. Diese Zurückhaltung wurde durch das Fehlen konsistenter und professioneller Schulungsressourcen noch verstärkt, da die Trainer zögerten, Videotutorials zu erstellen, weil sie sich unwohl dabei fühlten, ihre eigenen Stimmen aufzunehmen.

Die Einschränkungen des Altsystems und der Schulungsprozesse behinderten die Migrations- und Einarbeitungsbemühungen erheblich. Das Unternehmen nutzte Citrix, das nicht für eine skalierbare und verteilte Arbeitsumgebung optimiert war. 

Die Schulungsressourcen waren verstreut und uneinheitlich, ohne einen einheitlichen Ansatz für das Onboarding. Ihr bestehendes Learning-Management-System (LMS) war übermäßig komplex, was zu niedrigen Akzeptanzraten unter den Mitarbeitern führte. Trainern fehlten oft die Werkzeuge und die Zeit, um ausgefeilte, ansprechende Inhalte zu erstellen, was den Umstellungsprozess weiter verlangsamte.

Die Lösung

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierten Jeremy und sein Team Trupeer AI, wodurch sich ihr Ansatz für die Mitarbeiterschulung und die Systemeinführung grundlegend veränderte. Mithilfe der fortschrittlichen Videotools von Trupeer AI entwickelten sie professionelle, konsistente Schulungsvideos mit KI-generierten Sprachaufnahmen. 

Dadurch konnten sich die Trainer ausschließlich auf die Inhaltserstellung konzentrieren, ohne ihre eigenen Stimmen aufnehmen zu müssen, was den Prozess schneller und zugänglicher machte.

Trupeer AI ermöglichte Jeremys Team außerdem, kurze, zielgerichtete Schulungsmodule mit einer Länge von jeweils drei bis fünf Minuten zu erstellen, die auf spezifische Aufgaben der Mitarbeiter zugeschnitten waren. Diese Module wurden auf einer SharePoint-basierten Plattform gehostet und schufen so einen zentralen und benutzerfreundlichen Schulungsknotenpunkt. 

Darüber hinaus sorgte die Fähigkeit von Trupeer AI, externe Ressourcen wie YouTube-Videos in ein einheitliches Format mit KI-generierter Vertonung zu überführen, für ein nahtloses Lernerlebnis für die Nutzer.

Die Funktionen der Plattform, darunter anpassbare Intros, Outros und KI-gestützte Sprachaustauschfunktionen, ermöglichten es Hedrick Gardner, ausgefeilte und ansprechende Schulungsmaterialien bereitzustellen, die zur Markenidentität des Unternehmens passten. Außerdem stellte Trupeer AI Werkzeuge zur Verfügung, um die Videonutzung und den Nutzerfortschritt zu verfolgen, sodass die Wirksamkeit der Schulungen gemessen und verbessert werden konnte.

Das Ergebnis

Die Implementierung von Trupeer AI führte für die Mitarbeiter von Hedrick Gardner zu einem äußerst erfolgreichen Migrations- und Onboarding-Prozess. Über 200 Mitarbeitende, darunter Anwälte und Support-Mitarbeiter an fünf Standorten, wurden nahtlos und mit minimalen Unterbrechungen auf das neue System umgestellt. 

Die Schulungsmaterialien, die etwa 60 professionelle Videos umfassten, waren entscheidend dafür, den Widerstand der Mitarbeitenden zu überwinden und die weitreichende Einführung der neuen cloudbasierten Tools sicherzustellen.

Der KI-gestützte Schulungsansatz reduzierte die versteckten Kosten im Zusammenhang mit dem Onboarding erheblich, etwa durch die Beantwortung wiederkehrender Fragen und die Durchführung mehrerer Schulungssitzungen. Durch die Nutzung der Fähigkeiten von Trupeer AI entwickelten Jeremy und sein Team ein skalierbares und wiederverwendbares Framework, das sich leicht auf zukünftige Projekte übertragen ließ.

 Dies sparte nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern verbesserte auch die Fähigkeit des Unternehmens, Schulungen standortübergreifend zu standardisieren.

Die von Trupeer AI bereitgestellten Werkzeuge ermöglichten es Hedrick Gardner, seinen Schulungsprozess zu modernisieren und das gesamte Mitarbeitererlebnis zu verbessern. 

Mit ausgefeilten, ansprechenden und zugänglichen Schulungsmaterialien konnte das Unternehmen eine komplexe Migration erfolgreich bewältigen und gleichzeitig eine Grundlage für fortlaufende Effizienz und Skalierbarkeit schaffen.