Cómo Hedrick Gardner capacitó a más de 200 empleados en 5 ubicaciones utilizando vídeos de IA.

Hedrick Gardner es un bufete de abogados con sede en Estados Unidos. Se especializa en brindar servicios legales en áreas como compensación laboral, litigios civiles, defensa de responsabilidad civil, derecho mercantil y asuntos relacionados con seguros.

La firma es conocida por representar a clientes que van desde particulares y pequeñas empresas hasta grandes corporaciones y compañías de seguros. Cuenta con oficinas en varias ubicaciones del sureste de Estados Unidos y hace hincapié en soluciones legales prácticas adaptadas a las necesidades de sus clientes.

Planteamiento del problema

Hedrick Gardner enfrentó importantes desafíos al trasladar a sus empleados a una aplicación moderna basada en la nube desde su sistema heredado basado en Citrix. El proceso se vio complicado por la naturaleza desorganizada de sus datos existentes, que se habían almacenado y utilizado de forma inconsistente entre los equipos. Esto requirió un proceso que consumió mucho tiempo para reformatear y estructurar los datos antes de la migración. 

Además, los empleados se resistían al cambio y les resultaba difícil abandonar los flujos de trabajo conocidos para adoptar el nuevo sistema. Esta reticencia se vio agravada por la falta de recursos de formación coherentes y profesionales, ya que los formadores dudaban en crear tutoriales en vídeo por sentirse incómodos al grabar sus propias voces.

Las limitaciones del sistema heredado y de los procesos de formación obstaculizaron significativamente los esfuerzos de migración e incorporación. La organización dependía de Citrix, que no estaba optimizado para un entorno de trabajo escalable y distribuido. 

Los recursos de formación estaban dispersos y eran inconsistentes, sin un enfoque unificado para la incorporación. Su sistema de gestión del aprendizaje (LMS) existente era excesivamente complejo, lo que provocaba bajos índices de adopción entre los empleados. A menudo, los formadores carecían de las herramientas y el tiempo necesarios para crear contenido pulido y atractivo, lo que ralentizaba aún más el proceso de transición.

La solución

Para superar estos desafíos, Jeremy y su equipo implementaron Trupeer AI, que transformó su enfoque de la formación de los empleados y la adopción del sistema. Utilizando las avanzadas herramientas de creación de video de Trupeer AI, desarrollaron videos de capacitación profesionales y coherentes impulsados por voces en off generadas por IA. 

Esto permitió a los formadores centrarse únicamente en la creación de contenido sin necesidad de grabar sus propias voces, haciendo que el proceso fuera más rápido y accesible.

Trupeer AI también permitió al equipo de Jeremy crear módulos de formación breves y específicos, de tres a cinco minutos cada uno, adaptados a tareas concretas de los empleados. Estos módulos se alojaron en una plataforma basada en SharePoint, creando un centro de formación centralizado y fácil de usar. 

Además, la capacidad de Trupeer AI para transformar recursos externos, como vídeos de YouTube, en un formato coherente con narración generada por IA garantizó una experiencia de aprendizaje fluida para los usuarios.

Las funciones de la plataforma, incluidos intros y outros personalizables, y el reemplazo de voz impulsado por IA, permitieron a Hedrick Gardner ofrecer materiales de formación pulidos y atractivos que se alineaban con la identidad de marca de la organización. Además, Trupeer AI proporcionó herramientas para hacer un seguimiento de la interacción con los vídeos y del progreso de los usuarios, garantizando que la eficacia de la formación pudiera medirse y mejorarse.

El resultado

La implementación de Trupeer AI dio como resultado un proceso de migración e incorporación muy exitoso para los empleados de Hedrick Gardner. Más de 200 miembros del personal, incluidos abogados y personal de apoyo en cinco ubicaciones, fueron trasladados sin problemas al nuevo sistema con una interrupción mínima. 

Los materiales de formación, que incluían aproximadamente 60 vídeos profesionales, fueron fundamentales para superar la resistencia de los empleados y garantizar una adopción generalizada de las nuevas herramientas basadas en la nube.

El enfoque de formación impulsado por IA redujo significativamente los costes ocultos asociados con la incorporación, como atender consultas repetitivas y realizar múltiples sesiones de formación. Aprovechando las capacidades de Trupeer AI, Jeremy y su equipo crearon un marco escalable y reutilizable que podría adaptarse fácilmente a proyectos futuros.

 Esto no solo ahorró tiempo y recursos, sino que también mejoró la capacidad de la organización para estandarizar la formación en todas las ubicaciones.

Las herramientas proporcionadas por Trupeer AI permitieron a Hedrick Gardner modernizar su proceso de formación y elevar la experiencia general de los empleados. 

Con materiales de formación pulidos, atractivos y accesibles, la organización logró afrontar con éxito una migración compleja mientras establecía una base para la eficiencia y la escalabilidad continuas.