PROBLEEMSTELLING

150 nieuwe medewerkers. Dezelfde software. Geen tijd om iedereen individueel te begeleiden.

Toen Madison bij het Redevelopment-team van Welltower kwam, had het 30 medewerkers. Twee jaar later waren dat er 180. Dat soort groei laat geen ruimte voor informele kennisoverdracht.

Het team werkte met complexe, workflow-intensieve software: Yardi voor propertymanagement, Smartsheet voor projecttracking en aangepaste formulieren op basis van Excel. Elke nieuwe medewerker moest dit allemaal leren, en de enige manier om dat te doen was iemand anders het te zien doen of te wachten op een één-op-één-gesprek.

Madison kreeg de taak om SOP's en trainingsmateriaal op te bouwen voor een afdeling die sneller groeide dan de documentatie kon bijhouden. Statische documenten waren niet genoeg. Schermopgenomen walkthroughs waren het juiste format, maar die op schaal en consistent produceren, zonder productieteam, was het probleem. 

OPLOSSING

Eénpersoons productieteam!

Madison werd Welltower's interne AI-kampioen: het centrale aanspreekpunt voor videoproductie binnen het Redevelopment-team en, in toenemende mate, daarbuiten.

De workflow: inhoudelijke experts nemen hun scherm lokaal op in 60fps/1080p, sturen bestanden naar Madison via WeTransfer, zij verwerkt deze in Final Cut Pro en uploadt naar Trupeer voor AI-verbeterde bewerking en export. 

Het resultaat is een gecentraliseerde, consistente trainingsbibliotheek. 

VP's van verschillende teams sturen verzoeken nu rechtstreeks naar haar door. "Stuur het naar Madison voor haar AI-video" is een interne afkorting geworden voor iets goed laten documenteren. 

Er zijn meer dan 50 video's gemaakt, en het platform is centraal komen te staan in haar identiteit als AI-kampioen binnen het bedrijf.

"Stuur het naar Madison voor haar AI-video." — Zo verwijzen VP's binnen Welltower nu naar het documentatieproces 

IMPACT

Een afdeling die in twee jaar groeide van 30 naar 180 mensen liet het onboardingproces niet ontsporen. Nieuwe medewerkers krijgen toegang tot een softwaretrainingsbibliotheek — Yardi, Smartsheet, Excel-workflows — en werken die zelfstandig door. 

Dezelfde infrastructuur die voor interne teams is gebouwd, wordt nu ook gebruikt voor leveranciers en operators op locatie, zonder een tweede systeem of een tweede workflow. 

Wat onderweg veranderde, was niet alleen het trainingsproces — het was ook hoe Madison binnen de organisatie werd gezien. VP's van verschillende teams begonnen ongevraagd naar haar werk te verwijzen. "Stuur het naar Madison voor haar AI-video" werd een terugkerende grap die eigenlijk geen grap was. 

Ze werd de persoon die mensen associeerden met dingen anders doen — een label dat deuren opende. 

HR en Marketing worden nu formeel aan het platform geïntroduceerd; gesprekken die begonnen omdat Madisons werk zichtbaar was, niet omdat het gepitcht werd. 

Video's beginnen ook steeds vaker te dienen als eerste concept van geschreven SOP's, waardoor twee stappen in één worden samengevoegd. Madison neemt een workflow op; het document komt erbij. De tot nu toe gemaakte 50+ video's zijn niet alleen een trainingsbibliotheek. Het is het institutionele geheugen van een afdeling die te snel groeide om zichzelf op een andere manier te documenteren.

CONCLUSIE

Welltower heeft geen videoteam aangenomen. Ze schakelden geen productiebedrijf in. Eén persoon, met de juiste tool, bouwde een trainingsinfrastructuur die nu 180 medewerkers in drie landen ondersteunt — en die blijft groeien.

Voor enterprise-operations-teams die op schaal complexe softwareomgevingen beheren, neemt Trupeer de drempel weg tussen weten hoe je iets doet en het kunnen aanleren.