PROBLEMSTELLUNG

150 neue Mitarbeitende. Dieselbe Software. Keine Zeit, alle an die Hand zu nehmen.

Als Madison zum Redevelopment-Team von Welltower kam, hatte es 30 Mitarbeitende. Zwei Jahre später waren es 180. Diese Art von Wachstum lässt keinen Raum für informellen Wissenstransfer.

Das Team arbeitete mit dichter, workflow-lastiger Software: Yardi für die Immobilienverwaltung, Smartsheet für das Projekt-Tracking und benutzerdefinierte, Excel-basierte Formulare. Jede neue Einstellung musste all das lernen, und die einzige Möglichkeit zu lernen war, jemandem dabei zuzusehen oder auf ein 1:1-Gespräch zu warten.

Madison wurde damit beauftragt, SOPs und Schulungsmaterialien für eine Abteilung zu erstellen, die schneller wuchs, als die Dokumentation mithalten konnte. Statische Dokumente reichten nicht aus. Bildschirmaufzeichnungen mit Schritt-für-Schritt-Erklärungen waren das richtige Format – aber sie in großem Maßstab, konsistent und ohne Produktionsteam zu erstellen, war das Problem. 

LÖSUNG

Ein Ein-Personen-Produktionsteam!

Madison wurde Welltowers interne KI-Champion: die zentrale Verantwortliche für die Videoproduktion im gesamten Redevelopment-Team und zunehmend auch darüber hinaus.

Der Workflow: Fachexpert:innen zeichnen ihren Bildschirm lokal mit 60fps/1080p auf, senden die Dateien per WeTransfer an Madison, sie bearbeitet sie in Final Cut Pro und lädt sie zu Trupeer für KI-gestützte Bearbeitung und Export hoch. 

Das Ergebnis ist eine zentralisierte, konsistente Schulungsbibliothek. 

VPs in verschiedenen Teams leiten Anfragen jetzt direkt an sie weiter. „Schick es an Madison für ihr KI-Video“ ist intern zu einer Kurzform dafür geworden, dass etwas richtig dokumentiert wird. 

Es wurden über 50 Videos erstellt, und die Plattform ist zentral für ihre Identität als KI-Champion innerhalb des Unternehmens geworden.

„Schick es an Madison für ihr KI-Video.“ — So bezeichnen VPs bei Welltower inzwischen den Dokumentationsprozess 

AUSWIRKUNG

Eine Abteilung, die in zwei Jahren von 30 auf 180 Personen gewachsen ist, hat ihren Onboarding-Prozess nicht überlastet. Neue Mitarbeitende erhalten Zugriff auf eine Software-Schulungsbibliothek — Yardi, Smartsheet, Excel-Workflows — und arbeiten sie selbstständig durch. 

Dieselbe Infrastruktur, die für interne Teams aufgebaut wurde, wird nun auch auf Anbieter und Mitarbeitende vor Ort ausgeweitet, ohne ein zweites System oder einen zweiten Workflow. 

Was sich dabei geändert hat, war nicht nur der Schulungsprozess — sondern auch, wie Madison innerhalb der Organisation wahrgenommen wurde. VPs in verschiedenen Teams begannen, ihre Arbeit ungefragt zu erwähnen. „Schick es an Madison für ihr KI-Video“ wurde zu einem Running Gag, der eigentlich keiner war. 

Sie wurde die Person, die man mit einem anderen Vorgehen verband — ein Label, das Türen öffnete. 

HR und Marketing werden nun formell an die Plattform herangeführt; Gespräche, die begonnen haben, weil Madisons Arbeit sichtbar war, nicht weil sie gepitcht wurde. 

Videos beginnen außerdem, zugleich als erster Entwurf schriftlicher SOPs zu dienen und zwei Schritte zu einem zusammenzufassen. Madison zeichnet einen Workflow auf; das Dokument kommt gleich mit. Die bisher erstellten 50+ Videos sind nicht nur eine Schulungsbibliothek. Sie sind das institutionelle Gedächtnis einer Abteilung, die zu schnell gewachsen ist, um sich auf andere Weise selbst zu dokumentieren.

FAZIT

Welltower hat kein Videoteam eingestellt. Sie haben keine Produktionsagentur beauftragt. Eine Person hat mit dem richtigen Tool eine Schulungsinfrastruktur aufgebaut, die nun 180 Mitarbeitende in drei Ländern unterstützt — und sie wächst weiter.

Für Enterprise-Operations-Teams, die komplexe Softwareumgebungen in großem Maßstab verwalten, beseitigt Trupeer die Hürde zwischen dem Wissen, wie man etwas tut, und der Fähigkeit, es zu vermitteln.