PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

150 nuevos empleados. El mismo software. Sin tiempo para llevar a todos de la mano.

Cuando Madison se incorporó al equipo de Reurbanización de Welltower, tenía 30 empleados. Dos años después, tenía 180. Ese tipo de crecimiento no deja margen para una transferencia de conocimientos informal.

El equipo funcionaba con un software denso y cargado de flujos de trabajo: Yardi para la gestión de propiedades, Smartsheet para el seguimiento de proyectos y formularios personalizados basados en Excel. Cada nueva incorporación necesitaba aprenderlo todo, y la única forma de hacerlo era ver a otra persona hacerlo o esperar una llamada individual.

A Madison se le encargó crear SOP y materiales de formación para un departamento que crecía más rápido de lo que la documentación podía seguir. Los documentos estáticos no eran suficientes. Los recorridos grabados en pantalla eran el formato adecuado, pero producirlos a escala, de forma consistente y sin un equipo de producción era el problema. 

SOLUCIÓN

¡Equipo de producción de una sola persona!

Madison se convirtió en la referente interna de IA de Welltower: el único punto de responsabilidad para la producción de vídeo en todo el equipo de Reurbanización y, cada vez más, más allá de él.

El flujo de trabajo: los expertos en la materia graban su pantalla localmente a 60fps/1080p, envían los archivos a Madison por WeTransfer, ella los procesa en Final Cut Pro y los sube a Trupeer para la edición y exportación mejoradas con IA. 

El resultado es una biblioteca de formación centralizada y coherente. 

Los vicepresidentes de distintos equipos ahora le envían las solicitudes directamente a ella. "Envíalo a Madison para su vídeo con IA" se ha convertido en una forma abreviada interna para conseguir que algo quede correctamente documentado. 

Se han creado más de 50 vídeos, y la plataforma se ha vuelto central en su identidad como referente de IA dentro de la empresa.

"Envíalo a Madison para su vídeo con IA". — Cómo los vicepresidentes de Welltower se refieren ahora al proceso de documentación 

IMPACTO

Un departamento que creció de 30 a 180 personas en dos años no rompió su proceso de incorporación. Las nuevas incorporaciones llegan a una biblioteca de formación en software —Yardi, Smartsheet, flujos de trabajo en Excel— y la completan por sí mismas. 

La misma infraestructura creada para equipos internos ahora se extiende a proveedores y operadores in situ, sin un segundo sistema ni un segundo flujo de trabajo. 

Lo que cambió por el camino no fue solo el proceso de formación, sino cómo se veía a Madison dentro de la organización. Los vicepresidentes de distintos equipos empezaron a mencionar su trabajo sin que nadie se lo pidiera. "Envíalo a Madison para su vídeo con IA" se convirtió en una broma recurrente que en realidad no era una broma. 

Se convirtió en la persona a la que la gente asociaba con hacer las cosas de forma diferente, una etiqueta que le abrió puertas. 

Ahora se está presentando formalmente la plataforma a RR. HH. y Marketing, conversaciones que comenzaron porque el trabajo de Madison era visible, no porque se hubiera presentado como propuesta. 

Los vídeos también están empezando a servir como primer borrador de SOP escritos, comprimiendo dos pasos en uno. Madison graba un flujo de trabajo; el documento viene con él. Los más de 50 vídeos creados hasta ahora no son solo una biblioteca de formación. Son la memoria institucional de un departamento que creció demasiado rápido como para documentarse de cualquier otra manera.

CONCLUSIÓN

Welltower no contrató un equipo de vídeo. No recurrieron a una agencia de producción. Una sola persona, con la herramienta adecuada, construyó una infraestructura de formación que ahora da servicio a 180 empleados en tres países, y sigue creciendo.

Para los equipos operativos empresariales que gestionan entornos de software complejos a gran escala, Trupeer elimina la barrera entre saber cómo hacer algo y poder enseñarlo.