ÉNONCÉ DU PROBLÈME

150 nouveaux employés. Le même logiciel. Aucun temps pour accompagner tout le monde individuellement.

Quand Madison a rejoint l'équipe de redéveloppement de Welltower, elle comptait 30 employés. Deux ans plus tard, elle en comptait 180. Ce type de croissance ne laisse pas de place au transfert informel des connaissances.

L'équipe fonctionnait avec des logiciels denses et fortement axés sur les workflows : Yardi pour la gestion immobilière, Smartsheet pour le suivi des projets et des formulaires personnalisés basés sur Excel. Chaque nouvelle recrue devait tout apprendre, et la seule façon d'y parvenir était de regarder quelqu'un d'autre le faire ou d'attendre un appel en tête-à-tête.

Madison a été chargée de créer des SOP et des supports de formation pour un département qui grandissait plus vite que la documentation ne pouvait suivre. Les documents statiques ne suffisaient pas. Les tutoriels enregistrés à l'écran étaient le bon format, mais les produire à grande échelle, de manière cohérente et sans équipe de production, était le problème. 

SOLUTION

Une équipe de production d'une seule personne !

Madison est devenue la championne interne de l'IA chez Welltower : le point de responsabilité unique pour la production vidéo au sein de l'équipe de redéveloppement et, de plus en plus, au-delà.

Le workflow : les experts métier enregistrent leur écran localement en 60fps/1080p, envoient les fichiers à Madison via WeTransfer ; elle traite ensuite dans Final Cut Pro et téléverse sur Trupeer pour le montage assisté par IA et l'exportation. 

Le résultat est une bibliothèque de formation centralisée et cohérente. 

Les VPs de plusieurs équipes lui adressent désormais directement leurs demandes. « Envoyez-le à Madison pour sa vidéo IA » est devenu un raccourci interne pour s'assurer qu'un sujet est correctement documenté. 

Plus de 50 vidéos ont été créées, et la plateforme est devenue centrale dans son identité de championne de l'IA au sein de l'entreprise.

« Envoyez-le à Madison pour sa vidéo IA. » — Comment les VPs de Welltower désignent désormais le processus de documentation 

IMPACT

Un département passé de 30 à 180 personnes en deux ans n'a pas cassé son processus d'onboarding. Les nouvelles recrues arrivent face à une bibliothèque de formation logicielle — Yardi, Smartsheet, workflows Excel — et la parcourent de manière autonome. 

La même infrastructure conçue pour les équipes internes s'étend désormais aux prestataires et aux opérateurs sur site, sans second système ni second workflow. 

Ce qui a changé en chemin, ce n'était pas seulement le processus de formation — c'était aussi la façon dont Madison était perçue au sein de l'organisation. Les VPs de plusieurs équipes ont commencé à citer son travail spontanément. « Envoyez-le à Madison pour sa vidéo IA » est devenu une blague récurrente qui n'en était pas vraiment une. 

Elle est devenue la personne que l'on associait à une manière différente de faire les choses — une étiquette qui a ouvert des portes. 

Les RH et le Marketing sont maintenant formellement introduits à la plateforme, des conversations qui ont commencé parce que le travail de Madison était visible, et non parce qu'il avait été présenté. 

Les vidéos commencent aussi à servir de première ébauche pour les SOP écrites, en compressant deux étapes en une. Madison enregistre un workflow ; le document vient avec. Les plus de 50 vidéos créées jusqu'à présent ne sont pas seulement une bibliothèque de formation. Elles constituent la mémoire institutionnelle d'un département qui a grandi trop vite pour se documenter autrement.

CONCLUSION

Welltower n'a pas embauché d'équipe vidéo. Ils n'ont pas fait appel à une agence de production. Une seule personne, avec le bon outil, a construit une infrastructure de formation qui sert désormais 180 employés dans trois pays — et elle continue de grandir.

Pour les équipes d'opérations d'entreprise qui gèrent à grande échelle des environnements logiciels complexes, Trupeer supprime la barrière entre savoir faire quelque chose et être capable de l'enseigner.