DECLARAÇÃO DO PROBLEMA

150 novos colaboradores. O mesmo software. Sem tempo para acompanhar toda a gente de perto.

Quando a Madison entrou para a equipa de Requalificação da Welltower, esta tinha 30 colaboradores. Dois anos depois, tinha 180. Um crescimento deste tipo não deixa espaço para transferência informal de conhecimento.

A equipa operava com software denso e centrado em fluxos de trabalho: Yardi para gestão imobiliária, Smartsheet para acompanhamento de projetos e formulários personalizados baseados em Excel. Cada novo colaborador precisava de aprender tudo isto e a única forma de aprender era ver outra pessoa a fazê-lo ou esperar por uma chamada individual.

A Madison ficou encarregue de criar SOPs e materiais de formação para um departamento que crescia mais depressa do que a documentação conseguia acompanhar. Documentos estáticos não eram suficientes. Guias gravados de ecrã eram o formato certo, mas produzi-los em escala, de forma consistente e sem uma equipa de produção, era o problema. 

SOLUÇÃO

Equipa de produção de uma só pessoa!

A Madison tornou-se a principal referência interna de IA da Welltower: o ponto único de responsabilidade pela produção de vídeo em toda a equipa de Requalificação e, cada vez mais, para além dela.

O fluxo de trabalho: especialistas de domínio gravam o ecrã localmente a 60fps/1080p, enviam os ficheiros para a Madison via WeTransfer, ela processa no Final Cut Pro e faz upload para o Trupeer para edição e exportação melhoradas por IA. 

O resultado é uma biblioteca de formação centralizada e consistente. 

VPs de várias equipas agora encaminham pedidos diretamente para ela. "Enviem para a Madison para o vídeo de IA dela" tornou-se uma expressão interna para garantir que algo fica devidamente documentado. 

Já foram criados mais de 50 vídeos, e a plataforma tornou-se central para a sua identidade como referência de IA dentro da empresa.

"Enviem para a Madison para o vídeo de IA dela." — Como os VPs em toda a Welltower se referem agora ao processo de documentação 

IMPACTO

Um departamento que cresceu de 30 para 180 pessoas em dois anos não quebrou o seu processo de onboarding. Os novos colaboradores entram numa biblioteca de formação de software — Yardi, Smartsheet, fluxos de trabalho em Excel — e avançam por conta própria. 

A mesma infraestrutura criada para as equipas internas estende-se agora a fornecedores e operadores no local, sem um segundo sistema nem um segundo fluxo de trabalho. 

O que mudou ao longo do caminho não foi apenas o processo de formação — foi também a forma como a Madison passou a ser vista dentro da organização. VPs de várias equipas começaram a referir o seu trabalho espontaneamente. "Enviem para a Madison para o vídeo de IA dela" tornou-se uma piada recorrente que, na verdade, não era bem uma piada. 

Ela tornou-se a pessoa que as pessoas associavam a fazer as coisas de forma diferente — um rótulo que abriu portas. 

RH e Marketing estão agora a ser formalmente apresentados à plataforma, conversas que começaram porque o trabalho da Madison era visível, não porque foi promovido. 

Os vídeos também estão a começar a servir como primeiro rascunho de SOPs escritos, comprimindo dois passos num só. A Madison grava um fluxo de trabalho; o documento vem com ele. Os mais de 50 vídeos criados até agora não são apenas uma biblioteca de formação. São a memória institucional de um departamento que cresceu demasiado depressa para se documentar de outra forma.

CONCLUSÃO

A Welltower não contratou uma equipa de vídeo. Não recorreu a uma agência de produção. Uma pessoa, com a ferramenta certa, criou uma infraestrutura de formação que agora serve 180 colaboradores em três países — e continua a crescer.

Para equipas de operações empresariais que gerem ambientes de software complexos em escala, o Trupeer remove a barreira entre saber como fazer algo e conseguir ensiná-lo.