課題

新入社員150人。同じソフトウェア。全員に付きっきりで教える時間はない。

MadisonがWelltowerの再開発チームに加わった当時、チームは30人でした。2年後には180人に。これほどの成長では、非公式な知識移転の余地はありません。

チームは、ワークフロー負荷の高い複雑なソフトウェアで運用されていました。物件管理にはYardi、プロジェクト追跡にはSmartsheet、そしてExcelベースのカスタムフォーム。新入社員はそのすべてを学ぶ必要があり、学ぶ方法は誰かの作業を見て覚えるか、1対1の通話を待つかしかありませんでした。

Madisonに課されたのは、ドキュメント整備の速度を上回って成長する部門向けに、SOPとトレーニング教材を構築することでした。静的ドキュメントだけでは不十分でした。画面録画によるウォークスルーは適切な形式でしたが、制作チームなしで、それを大規模かつ一貫して作成することが課題でした。 

ソリューション

1人の制作チーム！

MadisonはWelltowerの社内AIチャンピオンになりました。再開発チーム全体、そして次第にその外側にも広がる動画制作の単一責任者です。

ワークフローはこうです。各分野の専門家がローカルで60fps/1080pで画面録画し、WeTransferでMadisonにファイルを送付。彼女がFinal Cut Proで処理し、TrupeerにアップロードしてAI強化編集と書き出しを行います。 

結果として、集約され一貫性のあるトレーニングライブラリが実現しました。 

現在では、各チームのVPが彼女に直接依頼を回しています。「Madisonに送って、彼女のAI動画にしてもらって」が、適切にドキュメント化するための社内ショートハンドになりました。 

50本以上の動画が作成され、このプラットフォームは社内における彼女の「AIチャンピオン」としてのアイデンティティの中心になっています。

「Madisonに送って、彼女のAI動画にしてもらって。」 — Welltower全体のVPが現在ドキュメント作成プロセスをこう呼んでいます 

インパクト

2年で30人から180人へ成長した部門でも、オンボーディングプロセスは崩れませんでした。新入社員は、Yardi、Smartsheet、Excelワークフローを含むソフトウェア研修ライブラリに入り、自分で学習を進められます。 

社内チーム向けに構築された同じ基盤は、追加のシステムや追加のワークフローなしで、ベンダーや現場オペレーターにも拡張されています。 

その過程で変わったのは、トレーニングプロセスだけではありません。組織内でのMadisonの見られ方も変わりました。各チームのVPが、促されることなく彼女の仕事に言及し始めたのです。「Madisonに送って、彼女のAI動画にしてもらって」は、冗談のようで冗談ではない決まり文句になりました。 

彼女は「やり方を変えて物事を進める人」として認識されるようになり、そのラベルが新たな機会を開きました。 

現在、HRとMarketingにもこのプラットフォームが正式に紹介されつつあります。これらの会話は、提案されたからではなく、Madisonの仕事が可視化されていたから始まりました。 

動画は、文書化されたSOPの初稿としても機能し始めており、2つの工程を1つに圧縮しています。Madisonがワークフローを録画すれば、ドキュメントも同時に得られるのです。これまでに作成された50本超の動画は、単なるトレーニングライブラリではありません。ほかの方法では自らを記録しきれないほど急成長した部門の、組織的記憶そのものです。

結論

Welltowerは動画チームを雇っていません。制作会社を入れてもいません。適切なツールを手にした1人が、3か国・180人の従業員に提供されるトレーニング基盤を構築し、しかもそれは今も成長し続けています。

複雑なソフトウェア環境を大規模に管理するエンタープライズのオペレーションチームにとって、Trupeerは「やり方を知っている」ことと「それを教えられる」ことの間にある障壁を取り除きます。